Att använda en kartläggning som utgångspunkt för dialog kring vardagsförändringar är en framgångsfaktor för teamets utveckling. Men vilka faktorer ska vi mäta för att ge en bra grund för framsteg och motivation?

Att kalibrera samsynen

För att vi som grupp ska kunna röra oss framåt är det ingen hemlighet att vi gör detta bäst om alla vet vart vi ska. Men att kalibrera samsynen kan vara svårare än man tror.

Kartläggningen är utformad så att varje teammedlem får utrymme och möjlighet att reflektera över både sin egen och teamets roll och ansvar. Varje teammedlem betygsätter olika påståenden om teamet – hur de själva kan påverka och vad som påverkar deras prestation.

Detta skapar en gemensam utgångspunkt för att arbeta vidare med de områden som kräver det – och inte minst förstärka det som redan fungerar bra!

Kartlägga orsaker snarare än symtomer

Negativa beteendemönster är ofta symtom eller reaktioner på något som inte fungerar. I kartläggningen fokuseras det därför på att hitta orsaker snarare än symtomer. Till exempel berörs inte ”konflikter” direkt i kartläggningen. Däremot mätas flera faktorer som kan orsaka konflikter, exempelvis otydliga mål.

Om vi har otydliga mål blir också riktningen otydlig. Om en grupp arbetar utifrån olika och/eller otydliga riktningar kan besluten som fattas och prioriteringarna som görs skapa osäkerhet och oenighet. I vissa fall kan dessa oenigheter leda till större konflikter som påverkar arbetsmiljön och teamets förutsättningar att genomföra sitt uppdrag.

Medvetenhet kring varje nyckelfaktor

Syftet med kartläggningen är att medvetandegöra teamet om vilka fem faktorer som måste finnas på plats och hur vi förhåller oss till dem, inte att definiera vad målsättningen är. I analysrapporten blir det tydligt för gruppen om de har en kalibrerad samsyn kring de olika nyckelfaktorerna.

Exempel

*I exemplet visas hur Team A har en tydlig spridning i sitt förhållningssätt till teamets mål. Några tycker att målen är tydliga, andra inte.*

Kartläggningen (Team Quality Survey) har utvecklats av Skillnad AB för att vara ett enkelt stöd för teams utveckling.
Sedan 2009 har Skillnad systematisk arbetat med teamutveckling och utarbetat flera digitala verktyg för team, så som Teamr. De har bland annat haft nära kontakt med den amerikanska psykologiprofessorn Dr. Susan A. Wheelan, och undersökt områden och frågeställningar som ger störst effekt på teams effektivitet, välmående och kvalitet. Team Quality Survey baseras bland annat på Dr. Wheelans validerade mätinstrument GDQ, som har haft tusentals mätningar av team.
I detta arbete har det utkristalliserat sig fem nyckelfaktorer som påverkar teams förmåga att fungera effektivt; mål, strukturer, samspel, utveckling och engagemang.

De 5 mätbara faktorerna

Att använda en kartläggning som utgångspunkt för dialog kring vardagsförändringar är en framgångsfaktor för teamets utveckling. Men vilka faktorer ska vi mäta för att ge en bra grund för framsteg och motivation?

Baserat på forskning om team och teamdynamik definieras fem nyckelfaktorer för högpresterande team:

Engagerande Mål
Effektiva Strukturer
Öppet Samspel
Ständig Utveckling
Högt Engagemang

1. Mål – vad är uppdraget?

Det är få organisationer som arbetar utan målsättningar. Målsättningar är bland annat viktiga för att medarbetare och team ska kunna knyta an till resten av organisationen. Om vi inte vet vad vi som grupp ska lösa eller uppnå tillsammans, blir det svårt att mobilisera handlingskraft för att genomföra det.

Har vi mål? Vet vi vad målet ska leda till?
Vad ska vi som grupp uppnå tillsammans?

2. Struktur – har vi det som krävs för att nå målet?

När vi vet vad målet är och vi har en medvetenhet om vad vi som grupp ska uppnå (och varför), måste vi också säkerställa att vi har strukturer och arbetsmetoder som bidrar till att genomföra det.

Har vi ett arbetssätt? Hur väl fungerar det?
Vilka roller och ramar finns – har vi definierade roller och ramar?

3. Samspel – vilka förutsättningar har vi som grupp?

Att var och en av oss tänker att vi befinner oss i en bra struktur, har ett bra arbetssätt eller att alla arbetar målinriktat innebär inte nödvändigtvis att vi arbetar bra tillsammans. Med ”samspel” i denna kartläggning menar vi den underliggande kulturen som finns i gruppen. Alltså – vilka förutsättningar har vi som grupp.

Känner vi till varandras styrkor och utvecklingsområden?
Har vi en öppen kultur för feedback och inspel?
Bidrar alla till inkludering och motivation?

4. Utveckling – var hämtar vi inspiration ifrån?

Högpresterande team lär och utvecklar sig själva, och/eller sin leverans, hela tiden. De inspireras av varandra, sitt område, nya lösningar eller sina konkurrenter. Dessa team levererar på en hög nivå eftersom de är i fas med sin omvärld. De har en unik förmåga att se sig själva och sitt arbete i sammanhang med vad som sker runt omkring dem.

Inspirerar vi varandra med nya idéer eller perspektiv?
Utmanar vi vårt eget arbetssätt i takt med ny teknologi?
Vilka är våra viktigaste inspirationskällor?

5. Engagemang – vad är drivkraften?

Så, vi har ett tydligt mål, vi har bra strukturer, vi är överens om hur vi ska arbeta och vi inspireras, men är vi engagerade? Engagemanget kommer inifrån varje enskild teammedlem och är själva motorn för framsteg. Utan engagemang kommer även team med resurser och kunskap att uppleva stagnation vid något tillfälle.

Vad kan jag, med mina resurser och min kunskap, bidra med?
Hur intressant tycker jag att vårt uppdrag är?

Sist men inte minst – tar jag ansvar?

Det är de fem nyckelfaktorerna mål, struktur, samspel, utveckling och engagemang som visas i analysrapporten. Men under varje kategori finns även frågor om "ansvar". Vilket ansvar tar jag för att vi har dessa faktorer på plats, och vilket ansvar tycker jag att gruppen tar för detsamma? Vad är mitt bidrag till gruppen?

Att ta ansvar är inte samma sak som att genomföra, skapa eller möjliggöra nyckelfaktorerna. När alla i teamet bidrar till att nyckelfaktorerna finns på plats och sedan upprätthåller dem, då pratar vi om ansvar.